07/09/2017

GUIA METODOLÓGICA DE LA AUDITORIA VIGENCIA 2017 PREVISTA REALIZAR POR EL MEN

Señor Rector y/o Director de los establecimientos educativos certificados del Departamento de Córdoba

A continuación se publica la guía metodológica de la auditoria que tiene previsto realizar el MEN a los establecimientos educativos en la vigencia 2017 para que proceda a realizar su descarga, lectura comprensiva y socialización con el personal docente, directivo y administrativo de su establecimiento educativo con la finalidad de adelantar la respectiva organización de los documentos requeridos en la misma







04/07/2017


CERTIFICACIÓN DE LA MATRICULA ATENDIDA POR DOCENTES OFiCIALES Y CONTRATADOS CON FECHA DE CORTE 30 DE JUNIO DE 2017

A continuación se publica la Circular No 000152 del 4 de julio de 2017 con el archivo adjunto excel par reportar la información solicitada, además se publica la guía metodológica den auditoria vigencia 2016 del MEN, que se toma como referencia para la auditoria del presente año hasta tanto salga una nueva.




07/06/2017

RECOMENDACIONES Y DIRECTRICES EN LOS PROCESOS DE AUDITORIAS INTERNAS DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE CÓRDOBA Y EXTERNAS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN PARA LA VIGENCIA 2107

El Ministerio de Educación Nacional viene adelantando anualmente el proceso de auditoria de matrícula el cual tiene como objetivo corroborar la información de matrícula oficial y contratada reportada por los establecimientos educativos a través de los sistemas de información que ha dispuesto para tal fin, verificando la atención de los estudiantes de manera presencial y observando la documentación requerida.
Los resultados de la auditoria son definitivos para la eficiencia del sector educativo, dada la relación directa entre las cifras de matrícula y distribución de recursos.
Para la vigencia 2015 es preciso anotar que en los establecimientos educativos se registraronexternal image arrow-10x10.png muchos hallazgos por las siguientes causas detectadas en el transcurso del proceso:
  1. Reporte incompleto o desactualizado en el SIMAT. Los datos básicos del estudiante no son válidos en cuanto a tipo de documento, número de documento, nombres y apellidos de los estudiantes están incompletos y/o desactualizados, duplicados entre otros. Información de localización no actualizada; jornada, grado, grupo no corresponden de acuerdo con la movilidad interna de los estudiantes.
  2. Desorden y falta de documentación de los estudiantes atendidos en los establecimientos educativos. La información de los estudiantes no es correspondiente con la evidencia documental que soporta la atención, se evidencia la falta de documentos y no se encuentran debidamente organizados y archivados. Se encuentran estudiantes sin los soportes documentales que evidencien la atención durante la vigencia o parte de ella para el caso de los estudiantes trasladados o desertores.
  3. Algunos rectores y/o directores desconocen la metodología de las auditorías internas y externas y se realizan planes de mejoramiento al respecto, ni se realizan acciones preventivas y correctivas.
  4. Se desconocen las fechas en las cuales se realizaran las auditorias y el tiempo es corto en la realización de la misma no corresponde con el volumen de trabajo; no se dan a conocer los hallazgos presentados; no se coordina las fechas y tiempos para realizar los descargos
  5. Falta de comunicación, información y capacitación sobre auditorías internas y externas a los rectores y/o directores de los establecimientos educativos oficiales.


DIRECTRICES Y PLAN DE MEJORAMIENTO QUE SE DEBE REALIZAR EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS LIDERADO POR EL RECTOR Y/O DIRECTOR CON EL ACOMPAÑAMIENTO DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL DE CÓRDOBA A TRAVÉS DE LAS SECRETARIAS DE EDUCACIÓN MUNICIPALES, SUPERVISORES Y DIRECTORES DE NÚCLEO.




1 GESTIÓN DOCUMENTAL. Organizar la documentación y archivo institucional en la sede principal o en cada sede de ser posible. Organizar una carpeta por estudiantes y docente –agrupado por grado, por grupo con la siguiente documentación para el caso de los estudiantes:
Documento de identidad


Ficha de matrícula actual debidamente firmada por el acudiente, estudiantes y el Rector y/o Director.
Listado de asistencia
Carnet estudiantil
Boletines por periodos y registro de valoración final.
Observador del alumno
La documentación debe estar legible y no deteriorada.


2. AUDITORIAS INTERNAS. El Rector y/o Director debe revisar los listados del reporte de matrícula SIMAT en cada sede y actualizar la documentación de los estudiantes, así mismo, matricular los estudiantes a los cuales se les está prestando el servicio y no aparecen en el SIMAT, e inversa; los que están en el SIMAT y no están asistiendo al aula de clases por retiro o traslado, por lo que es necesario actualizar el motivo de retiro y la fecha del mismo en el folio de matrícula y en el SIMAT simultáneamente. Se sugiere tener presente los manuales de auditoría o protocolos establecidos por el MEN, las orientaciones técnicas de la SED Córdoba y diligenciar los formatos establecido para su realización.


3. CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIAS EN EL SIMAT: Verificar que los estudiantes se encuentren correctamente matriculados en el SIMAT con el documento correspondiente y localizado en la sede, grado, grupo, modelo educativo y zona donde está siendo atendido, así como caracterizar si el estudiante pertenece a alguna Etnia o comunidad afro descendiente o si hace parte del grupo de estudiantes con necesidades educativas especiales, discapacitados o población vulnerable, entre otros.


4. SOPORTES DE NIÑAS Y NIÑOS RETIRADOS: Se debe mantener copia de la documentación de los niños que se han retirado, ya que también serán objeto de auditoría los desertores y trasladados.


5. ACOMPAÑAR EL PROCESO DE FORMA PERMANENTE o delegar por escrito a la persona encargada, no permitiendo que la documentación sea extraída de la institución por parte de los auditores.


6. NO FIRMAR ACTAS EN FÍSICO O MEDIO DIGITAL HASTA TANTO NO TENGAN CONOCIMIENTO PRECISO DEL NÚMERO DE HALLAZGOS encontrados en la institución y hasta tanto no estén totalmente de acuerdo con el resultado del proceso. Una vez se firme esta acta se indica la total satisfacción y acuerdo con el resultado.


7. EXIGIR LA ENTREGA DEL ACTA DE AUDITORIA DE FORMA INMEDIATA en medio físico impresa, tener cuidado con lo del envío al correo certificado, ´que a veces nunca llega, estar pendiente para presentar subsanación de hallazgos de matrícula, planta de personal, DUE y alimentación escolar PAE.


Acatar todas estas recomendaciones nos traerá como beneficios la eficiencia en el manejo de la información, minimizar los hallazgos en la auditoria, con información actualizada, facilitar los procesos internos en los establecimientos educativos, mejorar el espacio de trabajo, optimizar el ingreso de la información en los aplicativos destinados para ello por el MEN; entre otros.


Señor Rector y/o Director, consulta los resultados de su establecimiento educativo de la Auditoria realizada por el MEN en la vigencia 2015 y elabora el plan de mejoramiento para la vigencia 2017. realizar clic para descargar; total hallazgos de matrícula oficial y contratada 17.652 estudiantes.


Señor Rector y/o Director, consulta los resultados de su establecimiento educativo de la Auditoria realizada por el MEN en la vigencia 2016 y elabora el plan de mejoramiento para la vigencia 2017. realizar clic para descargar, total hallazgos de matrícula oficial y contratada 17 estudiantes.
La Secretaría de Educación Departamental a través de la presente publicación busca sensibilizar y orientar a los rectores, directores, docentes, secretarios de educación municipales, directores de núcleo y supervisores de educación sobre la importancia de contar con un sistema de información de calidad, en generar conciencia y apropiación del proceso de auditoría de información de matrícula (oficial –contratada), planta docente, directiva docente y administrativa y Directorio único de Establecimientos Educativos-DUE, que se adelantará en los establecimientos educativos oficiales y no oficiales objeto de auditoría durante la presencia vigencia, donde es indispensable actualizar y verificar las novedades dado que esta información se constituye en la base que será auditada durante el proceso.


Por lo anterior se requiere presentar la documentación necesaria para el desarrollo del trabajo, garantizando disponer de forma oportuna de los soportes solicitados, así como del acompañamiento necesario.
Es importante precisar que se auditarán todos los registros administrativos reportados en los sistemas de información de Matrícula SIMAT, de la población docente, directivo-docentes y administrativos y los establecimientos con sus sedes educativas del Directorio Único de Establecimientos Educativos – DUE, se incluyen aquellos registros que hayan sido marcados como retirados del SIMAT durante la vigencia, directivos y administrativos con la respectiva captura de los documentos de los documentos de identidad válidos. Al finalizar la totalidad de las visitas en las sedes del establecimiento educativo, se corre traslado al quinto ( 5º. ) día hábil, contado a partir del día siguiente de la notificación por correo certificado de las actas de visitas y se realizará visita de cierre en la sede principal del establecimiento, con el fin de subsanar los hallazgos (no válidos ) relacionados en dichas actas.


La visita de auditoría tiene dos objetivos:


1. La verificación, captura de evidencias de la información correspondiente a cada uno de los docentes, directivos docentes y administrativos en función de:
1.1 Identificación y verificación de documento válido.
1.2 Títulos de formación académica formal.
1.3 Resolución del último escalafón
1.4 Soportes de las situaciones administrativas por ausencia. (Libro de asistencia de docentes, directivos y administrativos.


Por lo anterior es necesario que la documentación objeto de auditoría, la cual reposa en la hoja de vida de los funcionarios se encuentre completa dentro de los lineamientos emitidos por la Ley General de Archivo-594 de 2000 y la Circular Ministerial 14 de 2012.
En segunda instancia se verificará la matrícula oficial y contratada, se tomará evidencia documental, tabulará contrastará la información presentada en el SIMAT con la presentada en el aula de clases sede a sede de cada uno de los establecimientos oficiales y la dispuesta en los libros reglamentarios de los estudiantes: registros de matrícula, asistencia de estudiantes, registro de valoración entre otros.
Es importante aclarar que el Rector o Director del establecimiento educativo oficial debe concertar y tener la disponibilidad de atender la visita de la firma auditora; la ausencia del mismo no viciará el proceso de auditoria ni lo exonerará de las responsabilidades a que haya lugar. En caso de ausencia, la visita se llevará a cabo con el funcionario que se encuentre disponible al momento de la misma y él suscrita tendrá pleno valor probatorio.


Dada sus implicaciones fiscales y administrativas, los resultados del proceso de auditoria se tomarán como línea base para efectuar los ajustes en el reporte de matrícula y Directorio Único de Establecimientos Educativos DUE, en las estadísticas oficiales y en la asignación de recursos del Sistema General de Participaciones SGP que se giran a las entidades territoriales, por esta razón los informes de resultados de este proceso serán socializados y entregados a las secretarías de educación con acompañamiento del MEN, y copia de los mismos se remitirá a los organismos de control para los fines pertinentes, una vez se realice el cierre del proceso auditor.


La Secretaría de Educación Departamental realizará acompañamiento a los Rectores y Directores de los establecimientos educativos a través los Supervisores, Directores de Núcleo, funcionarios del área de cobertura y talento humano, con la realización de una auditoria interna antes de la visita censal externa del MEN con el objetivo de tener al día los sistemas de información que serán auditados.


Además se pondrán a disposición los documentos técnicos de orientación al proceso de auditoria en la página web de la SED Córdoba para que sean consultados y confrontados con la realidad institucional de los establecimientos educativos.